Thông báo

Tháng Tám 9, 2010

Chào các bạn.

Dạo này, nếu muốn truy cập hoặc post bài mới trong wordpress là khá chậm nên mất nhiều thời gian của các bạn cũng như của tôi. Vì vậy, để tiện cho chúng ta, tôi đã dời nội dung cua blog này cũng như sẽ post bài mới vào trang web http://erpviet.net.tf

Nội dung sẽ phong phú hơn với http://erpviet.net.tf

Thân


ERP cho ngành phân phối, bán lẻ

Tháng Tám 7, 2010

Ngành phân phối, bán lẻ cần ERP

Công ty cổ phần Đăng Khoa chuyên kinh doanh thiết bị thuộc lĩnh vực CNTT – Viễn Thông (VT). Hiện Đăng Khoa có một siêu thị bán lẻ tại Hà Nội. Ông Lã Xuân Thắng, phó giám đốc công ty cho biết, ngay từ khi xây dựng công ty, ban lãnh đạo đã đặt vấn đề triển khai ERP vì xác định đó là công cụ giúp nâng cao sức cạnh tranh.

Ngoài ra, cũng theo ông Thắng, với một lượng hàng hóa lớn, nhiều chủng loại, phải ứng dụng ERP mới có thể quản lý tốt. Hiện tại, chỉ với một cửa hàng rộng trên 1000m2, Đăng Khoa đã phải quản lý hơn 150 nhân viên, 200 mã hàng hóa với doanh thu 25 tỷ đồng/tháng. Trong năm 2009, Đăng Khoa dự định sẽ mở thêm 2 cửa hàng nữa tại Hà Nội.

Một trường hợp khác là công ty cổ phần quốc tế LCC, chuyên phân phối, bán lẻ mỹ phẩm. Ban lãnh đạo của LCC gồm nhiều người am hiểu về công nghệ nên ngay từ khi thành lập cách đây 8 năm, công ty đã sử dụng rất nhiều phần mềm nghiệp vụ để trợ giúp hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, khi hoạt động của công ty mở rộng, lượng hàng hóa phải quản lý ngày một lớn, những giải pháp nhỏ mà công ty đang dùng bộc lộ một số điểm yếu. Thứ nhất, cơ sở dữ liệu sau khi sử dụng một thời gian xảy ra hiện tượng “tràn” dữ liệu (đầy bộ nhớ, xử lý chậm). Thứ hai là khó khăn trong việc liên kết các dữ liệu tại các chuỗi siêu thị ở những vị trí địa lý xa nhau (rất khó quản lý, gây hao phí nhân lực). Thứ ba, trong quản lý về mặt kế toán, LCC phải mất rất nhiều thời gian tập trung, phân tích dữ liệu từ những phần mềm khác rồi đưa vào phần mềm kế toán, khiến tính chính xác khó bảo đảm và thời gian kéo dài triền miên. Thứ tư là khó khăn trong quản lý cả về kinh doanh cũng như hiệu quả làm việc của hệ thống nhân sự. “Vì vậy, công ty đã tìm đến giải pháp ERP với tiêu chí: khắc phục những bất cập hiện tại, giảm thời gian làm việc, giúp quản lý chặt chẽ mọi vấn đề liên quan đến công việc”, ông Nguyễn Đăng Khoa, phó tổng giám đốc LCC cho biết.

Câu chuyện của Đăng Khoa và LCC cho thấy, đặc thù của ngành phân phối, bán lẻ là quản lý nhiều loại hàng hóa khác nhau, nhiều cửa hàng, nhiều nghiệp vụ (kế hoạch nhập hàng, xuất hàng, giao hàng, thu chi tài chính, đổi – trả lại sản phẩm…), nên nhu cầu ứng dụng ERP là rất bức thiết. Hơn nữa, từ năm 2010, khi Việt Nam hội nhập hoàn toàn vào WTO, rất nhiều tập đoàn bán lẻ sẽ đến Việt Nam. Khi đó, cạnh tranh càng gay gắt nên việc ứng dụng ERP để tăng sức cạnh tranh là cần thiết. Trên thế giới đã có rất nhiều tập đoàn bán lẻ đa quốc gia và một số đã có mặt ở Việt Nam như Metro, Media Mart, Bourbon (Big C). Tất nhiên họ đều đã sử dụng ERP để quản lý.

Đặc thù của ERP cho ngành phân phối, bán lẻ

Theo ông Vũ Thế Cương, phó giám đốc tư vấn giải pháp, công ty Gimasys, điểm khác biệt lớn nhất của ERP cho ngành bán lẻ là sự kết hợp giữa Front Office (F.O – xử lý các nghiệp vụ tại các điểm bán lẻ) và Back Office (B.O – hỗ trợ hoạt động trung tâm như mua sắm tập trung, bán buôn, lập kế hoạch hàng tồn kho, phân phối hàng hóa cho các điểm bán lẻ…). Vì vậy, ngoài hệ thống B.O hoạt động giống như một giải pháp ERP thông thường thì còn đặt ra yêu cầu kết nối với F.O. Sự kết nối này giúp F.O có thể tự động đặt yêu cầu bổ sung hàng hóa, bán sỉ và B.O có thể quản lý mã hàng, chính sách giá, khuyến mãi, lập kế hoạch bổ sung hàng cho từng địa điểm bán lẻ. Chẳng hạn, khi ở các điểm bán lẻ có yêu cầu bổ sung hàng, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu vào F.O, hệ thống sẽ tự động chuyển yêu cầu này đến B.O. Nhân viên phụ trách ở phần B.O sẽ thực hiện kế hoạch giao hàng theo đúng yêu cầu.

Ngoài ra, đặc thù kinh doanh của ngành phân phối, bán lẻ là không ngừng mở rộng: thêm cửa hàng, thêm sản phẩm. Do đó, ERP cho ngành này cũng phải có tính linh hoạt, có khả năng mở rộng, để đáp ứng các hoạt động đa dạng. Chẳng hạn, một doanh nghiệp (DN) đang bán đồ gia dụng, nay muốn mở rộng sang lĩnh vực viễn thông hay may mặc thì giải pháp ERP phải có thêm các mô-đun để quản lý những loại hàng hóa, dịch vụ mới với những đặc điểm riêng. Hay một DN có chuỗi siêu thị muốn mở thêm hoạt động chế biến và phân phối thực phẩm, giải pháp ERP phải tích hợp được thêm mô–đun sản xuất…

Một điểm tưởng như không liên quan nhưng lại có quan hệ rất chặt chẽ với ngành bán lẻ, là việc quản lý bất động sản. Các DN trong ngành này thường phải quản lý rất nhiều cửa hàng, siêu thị, có cửa hàng do họ sở hữu, có cửa hàng thuê với diện tích vừa đủ, lại có cửa hàng chỉ sử dụng một phần rồi cho thuê lại. Những vấn đề này rất cần một mô-đun quản lý riêng.

Tích hợp B.O và F.O

Nhìn chung, số DN phân phối, bán lẻ đã sử dụng ERP ở Việt Nam còn ít. Theo ông Cương, do số DN có chuỗi cửa hàng còn ít, chỉ một số DN lớn như Saigon Coopmart đã ứng dụng ERP tổng thể với cả B.O và F.O.

Việc ứng dụng ERP hay không và vào khi nào tùy thuộc tham vọng của DN muốn vươn rộng chuỗi cửa hàng của mình tới mức độ nào. Tuy nhiên, một khi đã triển khai ERP, DN cần cân nhắc một số yếu tố. Theo nhận định của ông Cương, phần lớn DN trong giai đoạn đầu phát triển thường dùng những phần mềm khác nhau nên không đồng bộ. Khi DN phát triển đến mức cần áp dụng ERP thì họ thường gặp phải hai vấn đề chính là con người (đội ngũ nhân sự để vận hành hệ thống mới) và chi phí (thường rất tốn kém, lên đến hàng tỷ đồng). Vì hai lý do trên, ứng dụng ERP trong phần lớn DN phân phối bán lẻ chưa chú ý đến việc tích hợp giữa B.O và F.O. Ngay cả các nhà cung cấp giải pháp ERP trong nước cũng không đề cập đến vấn đề này. Một số DN chuyên cung cấp các giải pháp về B.O, còn một số lại chỉ chú trọng F.O. Vì vậy, DN phân phối, bán lẻ khi triển khai ERP nên tìm hiểu khả năng tích hợp giữa hai phần này, nhất là khi B.O và F.O của hai nhà cung cấp khác nhau. Các nhà cung cấp giải pháp ERP lớn như Oracle, SAP đều có giải pháp trọn gói cho cả B.O và F.O nhưng chi phí rất đắt. Theo kinh nghiệm của các DN như Metro (tại Việt Nam) thì chọn B.O của SAP, F.O của một nhà cung cấp khác để tiết kiệm chi phí.


Thời gian và tài chính cho dự án ERP

Tháng Tám 7, 2010

Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam đoan với bạn rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty chỉ sử dụng những mảng về Tài chính của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, bạn phải thay đổi cách thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân viên.

Và kiểu thay đổi đó không dễ gì thực hiện. Trừ phi, công việc kinh doanh của bạn đang trôi chảy (đơn hàng xuất đúng hạn, hiệu suất sản xuất cao hơn các đối thủ cạnh tranh khác, khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét đến dự án ERP.

Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trung bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và bạn sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.

Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phí nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt phần mềm và sau 2 năm với chi phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô).


ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

Tháng Tám 7, 2010

Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:

Tích hợp thông tin tài chính

Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.

Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất

Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.

Giảm hàng hoá tồn kho

ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.

Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.


ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

Tháng Tám 7, 2010

ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi của phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi Nhân viên phòng giao dịch nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn)

Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ  thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.

Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các nhân viên giao dịch sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao dịch chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho bộ phận giao dịch. Nhân viên Kho, những người nắm mức tồn kho trong đầu họ hay bằng những mẫu giấy rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng hàng hoá không đủ, họ thông báo với khách hàng : “xin lỗi, chúng tôi không đủ hàng phục vụ quý khách”. Trách nhiệm, giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và trách nhiệm giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm củ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.


5 bước làm việc với ERP

Tháng Tám 7, 2010

Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) tận dụng sức mạnh của máy tính và công nghệ để “gánh” giúp doanh nghiệp những công việc mang tính lặp đi lặp lại mà nếu con người thực hiện sẽ dễ phát sinh sai sót.

Tuy nhiên, để được “thảnh thơi”, trước hết Ban giám đốc và nhân viên các bộ phận trong công ty phải bỏ công sức để “dạy” máy tính làm thay công việc của mình.

Bài viết này ghi lại kinh nghiệm xây dựng và triển khai hệ thống ERP của ông Phí Anh Tuấn, Phó chủ nhiệm ICT Partnership, Phó giám đốc Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm A-Z. Ông Tuấn và cộng sự đã có nhiều năm kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản trị kinh doanh.

Theo ông Tuấn, các bước để Tin học hóa toàn bộ hoạt động Quản trị doanh nghiệp bao gồm :

* Xác định mục tiêu – lập kế hoạch
* Lựa chọn nhà cung cấp
* Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và dữ liệu
* Chạy thử
* Huấn luyện sử dụng

1. Xác định mục tiêu – lập kế hoạch

Tìm hiểu bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định kết quả ứng dụng ERP. Phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban và hiện trạng các phần mềm đang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể xác định được cần máy tính làm thay những việc gì và ở mức độ nào.

Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này. Ban giám đốc cần cho biết hiện tại họ sử dụng những báo cáo nào để ra quyết định. Người phụ trách các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhau trong quá trình làm việc. Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê các loại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cách xử lý thông tin và những tình huống cần sửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế.

Ngoài sổ sách, giấy tờ, hầu hết các công ty đều đã ứng dụng các phần mềm khác nhau để quản lý Kế toán – Tài chính, vật tư, bán hàng. Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trình này, cụ thể là tìm hiểu cách lưu trữ dữ liệu, cách xử lý – khai thác thông tin và giới hạn về tính năng của chúng. Từ đây, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp giải pháp ERP mới biết những phần mềm nào có thể tận dụng hay phải thiết kế mới.

Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tích hợp chúng vào hệ thống ERP mới. Trong trường hợp phải thiết kế mới toàn bộ, sự hiểu biết này cũng sẽ giúp doanh nghiệp hình dung được các bước phải làm để di chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống mới.

Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để ứng dụng thành công ERP. Điều kiện đủ là doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP.

Việc xây dựng và triển khai một hệ thống gồm nhiều phần mềm cho toàn bộ các hoạt động kinh doanh đương nhiên sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp. Nếu chỉ tìm hiểu những quy trình hiện có rồi xây dựng các phần mềm theo những quy trình đó, doanh nghiệp chỉ mới dừng ở bước “nhờ” máy tính làm thay những gì họ đang làm.

Để nâng cao năng lực sản xuất – kinh doanh, bản thân doanh nghiệp phải cải tiến các quy trình quản lý, nghiệp vụ trước. Máy tính và phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, mục tiêu của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanh nghiệp vận hành. Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản lý mới nếu cần thiết.

2. Lựa chọn nhà cung cấp – lập kế hoạch

Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai – chọn người thực hiện. Rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP cho riêng mình, nếu bộ phận CNTT có đủ khả năng. Nếu không, phải nhờ đến nhà cung cấp giải pháp ERP. Các nhà cung cấp thường có hai loại giải pháp: “đóng gói” và “may đo”.

Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cung cấp phải xác định được giới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tính năng của sản phẩm và phải có quy trình quản lý dự án – kiểm thử sản phẩm tốt.

Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gây cản trở quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP. Chẳng hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận. Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận hợp tác tốt với nhà cung cấp giải pháp.

3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu

Đối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là triển khai các đề xuất cải tiến ở bước một. Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ phù hợp với doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các biểu mẫu, báo cáo.

Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu.

4. Chạy thử

Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cần được kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không.

Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau.

5. Huấn luyện sử dụng

Thông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống.

Lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông tin, khả năng của các chương trình, cách tổ chức đảm bảo thông tin, các yếu tố ảnh hưởng và cách khai thác hệ thống. Ngoài ra, nhân viên quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn – an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.

Các nhân viên khai thác hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu và cách sử dụng có hiệu quả.


Giải pháp ERP cho từng đối tượng

Tháng Mười Một 20, 2008

ERP: vâng, nghe nhiều rồi, tìm hiểu nhiều rồi, chọn lựa dữ lắm rồi, mà cuối cùng vẫn thấy như mình đang lạc “trận đồ bát quái” không lối thoát…

Đã từng có người nào trong số những chúng ta (IT, Software Developer, chủ doanh nghiệp …) đã lâm vào tình cảnh này chưa? Theo tôi thì số người này là không ít. Và với mỗi người đứng ở mỗi vị trí khác nhau thì cái sự hiểu về ERP, cũng như cái điều kiện cần và đủ cho mỗi ERP sẽ có những khác biệt. Ví dụ, với Developer thì họ mong muốn cái software được gọi là ERP của họ làm sao để có thể rộng hơn, có nhiều customize hơn để có thể đáp ứng được nhiều yêu cầu của riêng từng khách hàng. Hoặc sâu hơn tí nữa thì có lẽ họ mong muốn thiết kế database làm sao để tối ưu được tính năng động (database mở), hoặc chạy report nhanh hơn … Đối với người support thì họ mong muốn cái ERP nó … đừng “chuối” quá, làm sao để giao diện của nó thật thân thiện với user, tránh được những thao tác phức tạp … (chủ yếu để support dễ hơn J) . Còn về phía khách hàng, dĩ nhiên là họ mong muốn ERP đó thật sự giúp ích được cho họ, giải quyết được những vướng mắc mà họ đang gặp phải.

Đối với đối tượng developer, bài viết này thực sự không giúp ích được gì nhiều cho họ (vì cái họ đang băn khoăn cũng chính là cái mà tôi đang … miên man J), vì những điều nêu trên dựa vào kỹ thuật và tư duy logic riêng của mỗi người. Với các bạn support cũng vậy, rõ ràng là khi support user thì hầu hết đều dựa vào khả năng và kinh nghiệm của riêng từng nhân viên support. (Lạm bàn một chút: theo thiển ý của tại hạ thì bạn nào ngoài những kiến thức căn bản cần có về ERP mà còn cảm thấy mình có khả năng mô phạm, có sự bình tĩnh cần thiết (là người không nóng tính) thì mới nên đi theo nghề support nhé, vì nếu thiếu khả năng mô phạm bạn sẽ thấy để làm cho user hiểu được cách sử dụng thật … khổ, hoặc nếu không bình tĩnh, bạn sẽ có lúc “bốc hỏa” vì những câu hỏi rất là … trời ơi của user J)

Với bài viết này, tôi dành nhiều tâm tư cho khách hàng nhiều hơn. Bạn là chủ 1 doanh nghiệp, bạn thấy đã đến lúc công ty mình cần cái gì đó giống ERP rồi, và rồi bạn quan tâm nhiều hơn đến nó, bạn tìm đọc tài liệu, hỏi thông tin từ các mối quan hệ, mời vài ERP Suppliers đến show. Rồi suy nghĩ, thấy cái A kia cũng được được, cái B kia có vẻ nhiều tính năng hơn, ồ cái C này đơn giản nè, giống giống như cái quy trình ở công ty mình đang làm nè, nhưng còn thiếu nhiều quá …vv và ..vv…Đó là những băn khoăn sẽ gặp phải (đó là tôi chưa đưa những băn khoăn về chuyện chi phí và thời gian implement ERP, các chủ doanh nghiệp nên quan tâm vấn đề này để tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vô ích). Thực ra thì hầu hết không có cái ERP viết sẵn nào giải quyết được 100% công việc ở công ty của bạn, theo tôi thì cái nào đáp ứng được đến 70% công việc của công ty thì đã được gọi là thành công.

Vậy nếu tôi là chủ 1 công ty, chắn chắn là tôi biết mình đang cần cái gì, và tôi sẽ vẽ cái mình đang cần ra một cách chi tiết và cụ thể. Rồi sau đó xem thử trong số các ERP mà mình được các nhà cung cấp ERP giới thiệu, có cái nào đáp ứng tối đa nhất cho công ty mình không (cỡ 70%), nếu có hãy làm việc với họ và thảo luận tiếp về 30% còn lại xem họ có thể customize tiếp cho mình hay không. Rồi sau đó mới xem xét đến chi phí và thời gian implement.

Nếu trên thực tế, các yếu tố này vẫn không đạt được, tại sao tôi không thử xách những yêu cầu của mình đến một công ty phần mềm nào đó nhỉ? Có lẽ điều này sẽ phù hợp hơn cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ khi trên thị trường ERP VietNam hiện nay là khá nhiều ERP … hoàng tráng (không có những cái mình cần mà lại có nhiều cái mình không cần).

Một góp ý nữa với các chủ doanh nghiệp: khi bạn cần mua ERP, đừng nghe các nhà cung cấp ERP thuyết phục nhiều, hãy cứ lắng nghe các yêu cầu của công ty mình là trên hết nhé.

P.DAO


Theo dõi

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 47 other followers