Workflow là gì?

Định nghĩa đơn giản nhất của workflow: là các định nghĩa của các qui trình đã chuẩn hóa. Và khi mình viết các module cho từng công việc, workflow là 1 chuỗi công việc phải làm. Thường thì các công ty nước ngoài hoặc các doanh nghiệp lớn mới có được sự ổn định trong các quy trình làm việc, nên workflow của họ thường là 1 dòng chảy thống nhất, ví dụ: A –> B –> C –> D. Tuy nhiên ở các doanh nghiệp Việt Nam, sự ổn định trong dòng chảy đó thường là hiếm, nên nhiều khi các ERP có workflow phải thường là workflow động. VD, tại một thời điểm X thì workflow của phòng SX là A –> B –> C –> D, tuy nhiên có thể tại thời điểm Y thì workflow đó được thay đổi là: B –> A –> C –> D, và …

Tuy nhiên để rộng đường tìm hiểu workflow, tôi xin mượn ý kiến của 1 bài viết mà tôi đã có dịp đọc được trên mạng (hình như là của Phí Anh Tuấn). Theo bài viết đó thì workflow trong một ERP thể hiện ở các yếu tố căn bản sau :

1. Các quy trình và khả năng xử lý công việc theo trình tự công việc. Ví dụ trình tự công việc cho việc mua hàng trong hệ thống ERP minh hoạ như sau : Các bộ phận có nhu cầu mua hàng xây dựng yêu cầu mua hàng POP (Purchase order Proposal) -> phòng mua hàng -> Nhân viên phụ trách mua ứng với từng loại hình xem xét -> Đề nghị mua hàng của bộ phận mua hàng -> phê duyệt của lãnh đạo phòng -> đề nghị báo giá hoặc đấu thầu -> đánh giá nhà cung cấp -> lựa chọn NCC-> lập đơn hàng chính thức PO -> nhận khẳng định cung ứng từ NCC -> theo dõi nhận hàng -> nhận hóa đơn từ NCC -> chuyển hoá đơn đến kế toán thanh toán….

2. Khả năng xem xét trình tự công việc và phê duyệt công việc trên hệ thống . Lúc này việc hoạch định phân quyền cho từng bước xử lý công việc của mỗi một quy trình phải nghiêm ngặt để đảm bảo tính đúng đắn của thông tin và truy cứu trách nhiệm sau này.

3. Giống như ví dụ workflow động mà tôi nêu trên, cái này được thực thi qua hệ thống tham số quy trình nghiệp vụ và khả năng ánh xạ tham số vào thiết lập quy trình nghiệp vụ (mapping). Đây cũng là một chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá khả năng của một ERP. Một vài ví dụ trong hệ thống tham số mà mình đã thiết lập.
DN vừa có một Khách hàng mới. Do thời gian ban đầu muốn có những ưu đãi DN có thể quyết định không tính phạt chậm trả cho thanh toán trễ cũng như vẫn cho phép xuất hàng khi tổng công nợ + doanh thu lớn hơn tín dụng (tất nhiên là trong một phạm vi nào đó) lúc này các tham số phạt chậm trả bằng “No”, giao hàng có giá trị “Yes”. Một thời gian sau DN có thể thay đổi quy trình này bằng tham số phạt chậm trả bằng “Yes”, giao hàng có giá trị “No” hệ thống sẽ tự động tính phạt lãi suất chậm trả ứng với từng lần thanh toán chậm và khi khách hàng mua vượt quá tín dụng hệ thống sẽ bắt buộc phải phê duyệt lệnh xuất hàng này từ lãnh đạo.
Nói chung đây là một ví dụ về tham số và còn rất nhiều tham số khác

Có 13 phản hồi tại Workflow là gì?

  1. Minh nói:

    Tình cờ lướt qua trang Web, thấy rất hay vì mục đích kiến thức phồ thông , tuy ERP không một chút nào là phổ thông, nhưng trên một trang web như thế này thì mong muốn của tất cả mọi người ERP sẽ là kiến thức phổ thông. Vì có suy nghỉ vậy nên tôi cũng mạng phép có vài ý kiến.
    ERP là gì thì rất nhiều bạn đã có ý kiến rồi, nhưng một đều mà tôi hiểu thì hơi khác một chút: ERP không phải là tập hợp phần mềm quản lý doanh nghiệp, mà là một khái niệm mới về quản lý doanh nghiệp ở vào cuối thế kỳ 20. Cac phần mềm mà phân lớn các bạn nêu lên như ERPOracle, SAP… thì mới là tập hợp phần mềm CNTT để thực thi ERP.
    Như vậy nghĩa là các phần mêm công ty mua để thực thi hệ thống ERP của mình chứ không có nghĩa ngược lại công ty mua “ERP” về và làm theo phân mềm mình mua. Cho nên có tin một số công ty thất bại với ERP vì có lẽ cty lại làm theo phần mềm không phải phần mềm phải phục vụ công việc công ty. Hoàn toàn đồng ý khởi đầu của ERP phải là workflow. Một công ty trước khi thực hiện hệ thống quản lý ERP nên có ISO. Tôi đọc nhiều bài về ERP nhưng chưa thấy bạn nào nói về ISO. Căn bản của ISO là các quy trình tác nghiệp của công ty phải được chuẩn hóa–> cái rất cần của hệ thống quan lý ERP. Tôi xin cải chính lại một chút bài của bạn đăng trên đây: POP là purchase order process, quy trình mua hàng. Cũng như SOP sales order process :quy trình bán hàng. Là những thuật tư của ISO. Phần này tôi cũng xin bổ sung thêm một chút. Trước khi mua hàng ERP yêu cầu có PR (purchase requisition) yêu cầu mua hàng và ERP (Ở đây tôi muốn nói Công ty) sẽ phân cấp ai sẽ duyệt cho phép mua. Khi PR được duyệt (thường là hai cấp) thì môt khoản tiền tương ứng với PR sẽ được ERP dành riêng cho yêu cầu này.Khoản tiền nay chỉ có thể chi cho yêu cầu mua hàng này mà thôi. Và thực tình tôi chưa thấy có workflow “Động” hoặc “Tĩnh”, Vì là quy trình chuẩn nên chỉ có một mà thôi, có thể theo thời gian công ty sẽ điểu chỉnh lại workflow nhưng trong một thời điểm thì sẽ chỉ có một mà thôi.
    Vài ý kiến không biết đúng sai, nhưng rất mong được học thêm nhiều.
    Mong nhận được hồi âm của tất cả mọi người, gửi về minhtranquang55@gmail.com.vn.

  2. Phuong Dao nói:

    Thanks bạn Minh đã comment góp ý.
    Những điều bạn nêu ở trên rất có ý nghĩa vì nó giúp cho mọi người có thêm một số hiểu biết về ERP. Tuy nhiên (lại phải tuy nhiên, chán ha :-D), nó thật sự khá là hoàn hảo (perfect 99%), và một khi ERP đã good đến 99% như vậy thì chắc là mình hoặc bạn hoặc nhiều người nữa và nhất là những nhà doanh nghiệp sẽ không phải vò đầu bóp trán để tìm hiểu về ERP nữa, vì nó là như vậy, cứ đúng quy trình như vậy, cứ phải như là 1+1=2 vậy, và thế là doanh nghiệp nào cũng yên tâm rinh về cho mình một cái ERP nào đó và thể là … ngồi rung đùi :-). Ngay cả những ERP hoành tráng nhất cũng không hẳn sẽ áp dụng được(thành công) cho tất cả doanh nghiệp
    Mình xin phép nói sâu hơn một tí nữa nhé. Ví dụ, tất cả các doanh nghiệp hoặc công ty dều phải có bộ phận KẾ TOÁN (100%). Và hầu hết họ đều phải có 2 đầu NHẬP – XUẤT. ERP căn bản nhất phải có 3 bộ phận này. Với kế toán, chúng ta có những chuẩn mực nhất định, và khi thiêt kế phần kế toán, các programmer cứ yên tâm design theo các chuẩn mực đã quy định. Nhưng khi đến phần NHẬP – XUẤT thì sao? VD công ty A nói rằng, nếu muốn nhập vật tư (để sản xuât), công ty tôi phải có đơn đặt hàng (PO) , khi có PO rồi, tôi lại phải kiểm tra xem kho còn tồn bao nhiêu vật tư cần dùng để sản xuất, sau đó mới lên kế hoạch mua vật tư, rồi thì phải yêu cầu các nhà cung cấp (suppliers) gửi bảng báo giá,… Sau khi mua vật tư về, chúng tôi phải phân loại A,B,C gì gì đó để nhập vào những kho tương ứng …. Nhưng công ty B lại có kiểu cứ định kỳ một thời gian nhất định nào đó là cứ phải mua vật tư về nhập kho. Rồi ở công ty C, nếu bất cứ lúc nào phòng sản xuất yêu cầu mua vật tư thì bên bộ phận mua hàng sẽ cứ thế mà đáp ứng . Hoặc có công ty phát biểu “tôi có 3 khách hàng, ông X thì tôi phải đợi có order rồi mới sản xuất, ông Y thì cứ mùa xuân thì làm cái mặt hàng này, mùa hạ làm mặt hàng kia, ông Z thì chả cần order gì hết, cứ tà tà lai rai làm hàng cho ổng…. vậy đó… Đấy là những vi dụ mình chỉ muốn nói sơ lược về đầu NHẬP – XUẤT của các doanh nghiệp để chúng ta thấy được sự “ĐỘNG” của workflow.
    Thực ra, bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn doanh nghiệp của mình có mộtquy trình chuẩn cả. Tuy nhiên trên thực tế vẫn có nhiều công ty, doanh nghiệp vướng phải những sự zích zắc trong quy trình sản xuất, ví dụ khi họ sản xuất mặt hàng A thì họ đi theo quy trình A, mặt hàng B thì đi theo quy trình B, mà nhiều khi những quy trình đó cũng không là chuẩn mà phải dựa vào nhân lực và vật lực của công ty để mà ra quy trình cho một mặt hàng tại một thời điểm nhất định.
    Mình nói hơi nhiều, có thể có phần nào đó bạn thấy chưa đúng, nhưng mình mong có thể bạn sẽ hiểu được vì sao người ta lại có cái WORKFLOW “ĐỘNG”.
    Thanks again Minh
    :-)

  3. tienvinh8x nói:

    hi, mấy bạn này nói hay!

  4. Phongvan nói:

    làm sao có thể hiểu sâu về ERP và nên tìm hiểu từ đâu!Mong các anh chị chỉ giúp em vì em đang tìm hiểu về nó?

  5. Nguyen Thanh An nói:

    Vậy nếu ai có cuốn sách nào viết thật cụ thể về cái WF này kô ? public lên cho mọi người cùng xem đi

  6. Little Eagle nói:

    Tuyệt vời mấy anh ạ. Em cũng đang tìm hiểu ERP đây.

  7. nguyen chinh nói:

    cám ơn bạn nhiều. Mình đang tìm hiểu để xây dựng một ERP cho cty thương mại điện tử.

  8. quynhanh nói:

    Mình cũng đang tìm hiểu về erp nhưng ko biết là bắt đầu từ đâu,cám ơn bạn đã chia sẻ kiến thức của mình

  9. Mr ERP nói:

    ERP : Every Road Paid

  10. Tuấn nói:

    Cá nhân mình vẫn cho rằng không có khái niệm động, nếu theo khái niệm động của phuongdao giải thích thì vô hình chung nó cũng đi theo quy định cụ thể và thực chất là tĩnh.

  11. Phuong Dao nói:

    Hi Tuấn! Bạn vẫn chưa hiểu thế nào là động và thế nào là tĩnh :-)

  12. cuonglv nói:

    chỉ có một điều tuyệt đối đó là :”cái gì cũng tương đối”Cảm ơn bài viết của các bạn,nó rất bổ ích với mình

  13. Chí Thanh nói:

    Mình cũng xin có chút ý kiến:
    Theo như những gì mình được biết thì ERP sẽ chỉ tương thích với một và chỉ một công ty mà ERP áp đặt. Mình đồng ý với ý kiến của Phuong Dao về việc quy trình nghiệp vụ của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau thì băt buộc ERP áp dụng cho doanh nghiệp đó cũng sẽ khác nhau. Không có một ERP chuẩn, chung nào mà có thể áp dụng được cho tất cả các doanh nghiệp. Có chăng là phần mềm này được xây dựng “rất lớn” và có thể tùy biến tất cả các trường hợp để có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp “khó tính, lằng nhằng, nhiều xử lý”.
    Tóm lại mình muốn nói là ERP là một phần mềm tương thích cho một và chỉ một doanh nghiệp.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: