1. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai
Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào.
Mặc dù hầu hết các phần mềm ERP có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, việc đầu tiên là nhân viên của công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin là phải thiết lập cấu hình để phần mềm có thể hoạt động tốt cùng với các quy trình hoạt động kinh doanh và hệ thống công nghệ thông tin có sẵn của công ty.
Các phần mềm ERP trong nước thường cần 1-2 tuần để triển khai, khoảng thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu riêng của người sử dụng.
Các phần mềm ERP cấp trung của nước ngoài thường phức tạp hơn nên cần thời gian lâu hơn để triển khai. Các đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thường thông báo cần khoảng 3-4 tháng để triển khai nhưng chính các nhà cung cấp phần mềm thì cho rằng chỉ cần từ 2-8 tuần.
Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có thể cần nhiều tháng hoặc nhiều năm để viết hoàn chỉnh và thường dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Hơn nữa, phần lớn các dự án phát triển phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bị thất bại và không thể sử dụng được để lại hậu quả là đã sử dụng thời gian và tiền bạc một cách phí phạm.
2. Tương hợp với Phần cứng hiện tại
Người sử dụng cần xem xét liệu phần cứng hiện tại có khả năng hỗ trợ hệ thống ERP được chọn hay không. Một số công ty không có máy chủ hoặc mạng nội bộ đáp ứng yêu cầu tiên quyết của các phần mềm chạy trên hệ thống mạng khách/chủ.
3. Khả năng tuỳ biến theo yêu cầu của Khách hàng
Người sử dụng cũng cần xem xét mức độ dễ dàng thay đổi cấu hình phần mềm. Một số phần mềm nước ngoài như MS. Solomon IV tự nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh bằng chính phân hệ Quản lý Tuỳ biến (Customization Manager). Không nên lẫn lộn giữa khả năng tuỳ biến này với việc thay đổi mã nguồn theo ý người sử dụng mà rất nhiều công ty thiết kế phần mềm vẫn thường làm ở Việt Nam. Thay vào đó, phân hệ này cho phép người sử dụng có thể tuỳ chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép, hoặc người sử dụng có thể tạo ra những thay đổi phức tạp hơn mà phải do lập trình viên hoặc một nhà tư vấn có kinh nghiệm mới có thể thực hiện được. Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau:
• Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho tất cả người sử dụng trên toàn thế giới;
• Che khuất một số trường, mục;
• Sắp xếp màn hình nhập dữ liệu cho giống với dạng mẫu trong tài liệu mã nguồn;
• Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu;
• Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu. Ngoài ra, người sử dụng còn có thể thêm vào những ô hộp ký tự, hộp kết hợp, nhãn tên, nút ấn, khung, bảng, tabs hoặc các mẫu biểu;
• Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho bất kỳ một trường nào trong phần mềm;
• Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế;…
Một số phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ có chức năng này, tuy nhiên, có một khoảng cách lớn giữa phần mềm trong và nước ngoài do khả năng tuỳ biến của phần mềm trong nước đòi hỏi phải thay đổi mã nguồn.
4. Thiết kế và cấu trúc phần mềm
Công ty cũng nên xem xét khả năng của công ty thiết kế phần mềm trong việc phân tích và hiểu các quy trình kinh doanh của khách hàng và hỗ trợ các quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất bằng thiết kế và cấu trúc phần mềm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng như một vài phần mềm ERP trong nước bởi vì nhiều người viết phần mềm không biết phân tích hoặc hỗ trợ các quy trình kinh doanh của khách hàng một cách hiệu quả.
Cấu trúc phần mềm là cơ sở nền tảng cho việc tổ chức hệ thống ERP, bao gồm: cấu trúc phân hệ, phần mềm cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng và ngôn ngữ lập trình. Những vấn đề này thường khá phức tạp đối với người không chuyên về IT nhưng rất cần thiết để hiểu căn nguyên của những vấn đề có thể phát sinh liên quan đến cấu trúc phần mềm.
a. Công nghệ Sử dụng
Một số nhà thiết kế phần mềm ở Việt Nam thường sử dụng công nghệ đã lỗi thời nhưng dễ sử dụng. Chẳng hạn, một số phần mềm trong nước thường vận hành trên những cơ sở dữ liệu như FoxPro và Microsoft Access trong khi các công ty thiết kế phần mềm khác, cả trong nước và nước ngoài, thiết kế phần mềm của họ trên những cơ sở dữ liệu cao cấp hơn, như Microsoft SQL Server là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu có khả năng phát triển hơn nữa trong tương lai. Những công nghệ tiên tiến này thường dễ mở rộng và hỗ trợ nhiều chức năng hơn.
Một vấn đề liên quan đến các phần mềm sử dụng Visual FoxPro làm cơ sở dữ liệu là tính bảo mật yếu bởi vì dữ liệu không được mã hoá và dễ dàng được truy cập từ các phần mềm tương thích với hệ thống kết nối cơ sở dữ liệu mở như Microsoft Excel. Đây là một rủi ro lớn cho người sử dụng phần mềm này.
b. Chức năng Truy cập Từ xa
Đối với phần lớn các phần mềm kế toán/ERP cấp cao như Sun Systems, người sử dụng có thể truy cập từ xa thông qua các hệ thống truy cập từ xa như Citrix hoặc Terminal Services, điều này rất cần thiết đối với các chi nhánh hoặc công ty con của công ty. Một số các phần mềm nước ngoài có chức năng truy cập từ xa được thiết kế sẵn. Trong khi đó, các phần mềm trong nước chưa phát triển chức năng này.
5. Lỗi Lập trình
Người mua cũng cần xem xét phần mềm có thể có bao nhiêu lỗi lập trình. Nói chung, những phần mềm càng có nhiều người sử dụng thì càng có ít lỗi lập trình. Chẳng hạn như một phần mềm ERP nước ngoài với khoảng 10.000 người sử dụng sẽ có ít lỗi hơn các phần mềm được phát triển trong nước với một vài trăm người sử dụng, hoặc phần mềm viết theo đặt hàng cho một người sử dụng. Phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng.
Các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn để xác minh, kiểm tra và theo dõi các lỗi lập trình ở mức cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước ở Việt Nam. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo.
Ở mức độ thấp nhất, các phần mềm ERP cần phải được viết bằng cách sử dụng công cụ kiểm soát các phiên bản, công cụ này là một hệ thống có tổ chức để theo dõi mã nguồn và các tập tin liên quan của các phiên bản khác nhau giúp cho người viết phần mềm có thể biết một cách chính xác về mã nguồn của một phiên bản cụ thể. Điều này cho phép phần mềm có thể đựơc sửa lỗi lập trình và được nâng cấp nhưng hạn chế tối đa sự gián đoạn cho người sử dụng. Ở Việt Nam, một số đơn vị phát triển phần mềm thiết kế sẵn thường thay đổi mã nguồn cho từng khách hàng, khiến cho việc quản lý phiên bản rất khó khăn và do vậy việc có thể nhận diện và sửa chữa lỗi lập trình càng khó khăn hơn nữa.
6. Tính độc lập với nền máy tính
Tính độc lập với nền máy tính chỉ tính tương thích của phần mềm với các phần cứng, hệ điều hành và phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau. Chẳng hạn, nếu có khả năng công ty sẽ đổi từ hệ điều hành của máy chủ từ Windows sang Linux, thì công ty nên xem xét liệu phần mềm có thể được chỉnh sửa để hoạt động trong Linux, hoặc liệu có sẵn một phiên bản khác có thể chạy trong Linux. Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý tổng chi phí sở hữu cho Linux có thể sẽ cao hơn tổng chi phí sở hữu cho Windows. Nguyên nhân là do có thể chi phí quản lý một hệ thống chạy trên hệ điều hành Linux hoặc chi phí thay đổi một số phần mềm để có thể chạy trên hệ điều hành Linux sẽ cao hơn.
7. Cấu trúc triển khai
Công ty cũng cần xem xét cấu trúc triển khai có thích hợp hay không. Một số cấu trúc chính để lựa chọn bao gồm cấu trúc mạng bình đẳng, mạng khách/chủ, mạng nhiều tầng. Thông thường, cấu trúc mạng khách/chủ là thích hợp nhất với các công ty ở Việt Nam, bởi vì một máy chủ là đủ để chứa cả phần mềm ERP. Đối với mạng nhiều tầng, mỗi thành phần khác nhau của phần mềm sẽ được cài đặt ở các máy chủ khác nhau.
Một vấn đề liên quan quan tâm là máy khách có chạy được trên web hay không (nghĩa là có thể sử dụng một trình duyệt web chẵng hạn như Internet Explorer của Microsoft để chạy các phần mềm trên máy khách) hoặc liệu mỗi một máy khách phải được cài đặt một phần mềm riêng (điều này làm cho việc quản lý khó khăn hơn). Máy khách chạy trên web có cả thuận lợi lẫn bất lợi. Thuận lợi là dễ triển khai và cập nhật hơn do không cần phải tác động đến các phần mềm cài đặt trên các máy khách. Bất lợi là cơ sở hạ tầng truyền thông ở một số tỉnh ở Việt Nam không tốt và có thể tốn nhiều thời gian hơn dự kiến để vận hành hệ thống và đôi khi thất bại diễn ra.
8. Cấu trúc dữ liệu
Vấn đề cấu trúc dữ liệu thường phát sinh khi có nhiều địa điểm và vấn đề này cũng liên quan đến cấu trúc triển khai. Nhìn chung có hai cách tổ chức dữ liệu: tập trung và phân tán.
Trong trường hợp cơ sở dữ liệu tập trung, tất cả các địa điểm đề chia sẽ cùng một cơ sở dữ liệu, và thường ở Việt Nam là đặt ở trụ sở trong khi các địa điểm khác có thể truy cập cơ sở dữ liệu thông qua hệ thống máy chủ-khách chạy trên web.
Trong trường hợp cơ sở dữ liệu phân tán, từng địa điểm thường có cơ sở dữ liệu và phần mềm riêng. Đối với nhiều phần mềm ở Việt Nam, dữ liệu và/hoặc báo cáo ở các địa điểm khác được hợp nhất với trụ sở chính thông qua các công cụ nhập/xuất dữ liệu. Đồng bộ hoá là một lựa chọn khác nhưng hiếm khi sử dụng ở Việt Nam.
Cơ sở dữ liệu tập trung hay đồng bộ hoá cơ sở dữ liệu phân tán cũng liên quan đến việc chọn một giải pháp mạng thích hợp trong số các giải pháp quay số (thông thường hay đường thuê bao số bất đối xướng (ADSL)), mạng cục bộ (LAN), và đường thuê bao với mức chi phí rất khác nhau.
Cấu trúc triển khai là thiết kế vật lý của hệ thống máy vi tính và những thành phần của nó.
ERP VietNam 